Las existencias contables son uno de los elementos clave para entender la actividad de muchas empresas, especialmente cuando compran, producen o venden bienes. Su tratamiento afecta tanto al balance como a la cuenta de resultados, por lo que conviene distinguir bien qué tipos existen, qué cuentas se utilizan y cómo se valoran al cierre.
En esta guía repasamos las clases más habituales de existencias, las principales cuentas contables relacionadas con compras y ventas, la diferencia entre existencias iniciales y finales, y el efecto que todo ello tiene en la cuenta de pérdidas y ganancias.
Qué son las existencias contables
Las existencias son bienes que la empresa mantiene para venderlos, transformarlos o consumirlos dentro de su proceso productivo. No todas las existencias tienen la misma función, ni se encuentran en el mismo punto del ciclo de explotación.
Por eso, antes de estudiar sus cuentas contables, es importante clasificarlas correctamente. Esta clasificación ayuda a interpretar mejor el inventario, los consumos del ejercicio y el coste de las ventas.
Tipos de existencias
Desde un punto de vista didáctico, podemos agrupar las existencias en tres grandes bloques según su destino dentro de la empresa.
Existencias destinadas a la venta
Son bienes que la empresa adquiere o mantiene con la finalidad de venderlos en el curso normal de su actividad. El ejemplo más habitual son las mercaderías, propias de empresas comerciales que compran productos terminados para venderlos sin ser modificados significativamente.
También pueden incluirse productos terminados en empresas industriales, cuando ya han completado el proceso productivo y están listos para su venta.
Existencias que necesitan ser terminadas
En este grupo se encuentran los bienes que todavía no están preparados para venderse porque se hallan en alguna fase intermedia de fabricación. Pueden ser productos en curso o productos semiterminados.
Estas existencias son frecuentes en empresas industriales, donde el ciclo de producción puede abarcar varias etapas antes de obtener el producto final.
Existencias que se consumen en el proceso productivo
Son elementos que no se destinan directamente a la venta, sino que se incorporan al proceso de fabricación o se consumen durante la actividad. Aquí encontramos materias primas, otros aprovisionamientos, combustibles, repuestos, así como, envases o embalajes, entre otros.
Su control es fundamental porque forman parte del coste de producción y, por tanto, influyen en la valoración de los productos fabricados.
Cuentas contables utilizadas en compras y ventas
Las operaciones con existencias se registran mediante cuentas de compras, ventas y sus correspondientes ajustes. En el Plan General de Contabilidad, estas cuentas permiten reflejar tanto la adquisición de bienes como los descuentos, devoluciones y operaciones comerciales relacionadas.
Cuentas relacionadas con las compras
- Compra de mercaderías (600): recoge las adquisiciones de bienes destinados a la venta sin transformación sustancial.
- Devoluciones de compras (608): registra las mercancías devueltas a proveedores, normalmente por defectos, errores en el pedido o incumplimiento de condiciones.
- Rappel sobre compras (609): refleja descuentos concedidos por proveedores, habitualmente por alcanzar un determinado volumen de compra.
- Descuentos sobre compras por pronto pago (606): recoge descuentos obtenidos por pagar antes del vencimiento acordado.
Las compras de existencias incrementan los gastos de aprovisionamiento del ejercicio, mientras que devoluciones, rappels y descuentos reducen el importe de las compras contabilizadas.
Casio FC-200V-2 Calculadora Financiera
- Calculadora financiera con funciones adicionales como cálculo de bonos y de depreciación, cálculo del punto de equilibrio y doble alimentación
- Tecla de acceso directo, pantalla de 4 líneas
- Matriz de puntos, 10 dígitos, teclas de plástico
- Alimentación mediante pila AAA y panel solar
Cuentas relacionadas con las ventas
- Ventas de mercaderías (700): recoge los ingresos procedentes de la venta de bienes objeto de la actividad ordinaria de la empresa.
- Devoluciones de ventas (708): registra las mercancías devueltas por clientes.
- Rappel sobre ventas (709): refleja descuentos concedidos a clientes por volumen de operaciones.
- Descuentos sobre ventas por pronto pago (706): recoge descuentos concedidos a clientes por anticipar el pago.
Las ventas generan ingresos, mientras que devoluciones, rappels y descuentos sobre ventas reducen el ingreso neto reconocido por la empresa.
Si estás repasando la mecánica de los asientos, puede ayudarte revisar otros contenidos de Contabilidad Financiera y del Curso Básico de Contabilidad Financiera.
Existencias iniciales y existencias finales
Las existencias iniciales (Ei) son las existencias que la empresa tiene al comienzo del ejercicio. Normalmente coinciden con las existencias finales del ejercicio anterior.
Las existencias finales (Ef) son las existencias que permanecen en la empresa al cierre del ejercicio, una vez realizado el inventario y valoradas conforme al criterio contable aplicable.
Saldo deudor y saldo acreedor en la variación de existencias
La diferencia entre existencias iniciales y finales se recoge mediante la variación de existencias. Esta variación permite ajustar el gasto del ejercicio para que no se impute como consumido todo lo comprado o producido si parte de esos bienes permanece en almacén.
En resumen, cuando las existencias finales son superiores a las iniciales, la empresa ha aumentado su almacén. En ese caso, parte de las compras o de la producción no se ha consumido o vendido todavía, por lo que la variación tiene un efecto positivo sobre el resultado.
En cambio, cuando las existencias finales son inferiores a las iniciales, la empresa ha consumido o vendido más existencias de las que ha comprado. En ese caso, la variación tiene un efecto negativo sobre el resultado porque aumenta el consumo imputado al ejercicio.
Desde el punto de vista de los saldos, algunas cuentas de variación pueden presentar saldo deudor o acreedor según el sentido del ajuste. Lo importante no es memorizarlo de forma aislada, sino entender si el inventario final aumenta o disminuye respecto al inicial y cómo eso corrige el gasto reconocido.
Cómo afectan las existencias al resultado del ejercicio
Las existencias afectan al resultado porque determinan qué parte de las compras o de los costes de producción corresponde realmente al ejercicio. No todo lo comprado es necesariamente gasto del periodo: si una parte queda en almacén, debe figurar como activo hasta que se venda o consuma.
Supuestos prácticos de contabilidad financiera y de sociedades.
- Los supuestos siguen un orden didáctico progresivo de un curso de contabilidad. En los planteamientos se incluye un recordatorio previo de la normativa. En las soluciones se incluyen comentarios explicativos.
En una empresa comercial, el coste de las ventas se calcula de la siguiente manera:
Consumo de mercaderías = existencias iniciales + compras netas – existencias finales
Las compras netas se obtienen descontando devoluciones de compras, rappels sobre compras y descuentos sobre compras por pronto pago, cuando proceda. Por su parte, las ventas netas se obtienen ajustando las ventas con devoluciones de ventas, rappels sobre ventas y descuentos sobre ventas por pronto pago, que vimos anteriormente.
Así, un aumento de existencias finales reduce el consumo imputado al ejercicio, mientras que una disminución de existencias finales lo incrementa.
Valoración de existencias: precio de adquisición y coste de producción
La valoración de las existencias depende de cómo han llegado a la empresa. En términos generales, las existencias adquiridas a terceros se valoran por su precio de adquisición, mientras que las fabricadas por la propia empresa se valoran por su coste de producción.
Precio de adquisición
El precio de adquisición incluye el importe facturado por el proveedor, una vez descontados los descuentos, y sumando los gastos adicionales necesarios hasta que las existencias estén en condiciones de venta o uso. Pueden incluirse, por ejemplo, transportes, seguros, aranceles u otros costes directamente atribuibles, siempre que correspondan al caso concreto.
Los impuestos indirectos solo forman parte del precio de adquisición cuando no sean recuperables directamente de Hacienda.
Coste de producción
El coste de producción se utiliza para valorar productos fabricados por la empresa. Incluye el coste de las materias primas y otros consumos incorporados al producto, los costes directamente imputables y la parte que corresponda de los costes indirectos de fabricación, conforme a criterios razonables de imputación.
Este criterio es especialmente relevante en empresas industriales, donde la valoración de productos en curso, semiterminados y terminados exige identificar correctamente los costes vinculados al proceso productivo. Para profundizar en este enfoque, también puedes consultar la categoría de Contabilidad de Costes.
Ejemplo básico de efecto en el resultado
Supongamos una empresa comercial con estos datos:
Contabilidad financiera: El Plan General de Contabilidad
- En esta obra se desarrollan de manera práctica las principales transacciones que generalmente se pueden plantear en una empresa para su registro contable a través de las normas establecidas en el PGC. El libro se divide en siete capítulos, tomando como referencia la estructura del balance del PGC.
- Existencias iniciales: 10.000 euros.
- Compras netas del ejercicio: 50.000 euros.
- Existencias finales: 12.000 euros.
El consumo de mercaderías sería:
10.000 + 50.000 – 12.000 = 48.000 euros
Aunque la empresa ha comprado por 50.000 euros netos, el gasto imputado como consumo es de 48.000 euros, porque el almacén final ha aumentado en 2.000 euros. Esa diferencia no se considera consumida en el ejercicio, sino que permanece como existencias en el activo.
Conclusión
Las existencias contables conectan el almacén, las compras, las ventas, la producción y el resultado del ejercicio. Por eso, entender sus tipos, sus cuentas relacionadas y su valoración es básico para interpretar correctamente la contabilidad de una empresa.
La clave está en distinguir si los bienes se destinan a la venta, están pendientes de terminarse o se consumen en el proceso productivo; después, hay que ajustar correctamente las compras, las ventas y la variación entre existencias iniciales y finales.
¿Te resultaría útil ver un ejercicio resuelto con asientos de existencias paso a paso? Cuéntanoslo en los comentarios.
